Ausschreibungen für die Gebäudereinigung richtig planen – So gelingt der Start
Wer eine Gebäudereinigung ausschreiben möchte, steht oft vor einer komplexen Aufgabe. Es geht nicht nur darum, den günstigsten Anbieter zu finden, sondern vor allem darum, die Leistungen vergleichbar, transparent und nachvollziehbar zu gestalten.
Denn nur wenn alle Beteiligten auf derselben Informationsbasis arbeiten, kann am Ende eine qualitativ hochwertige Reinigung gewährleistet werden.
Damit Ihre erste Ausschreibung gelingt, zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, worauf es bei der Planung, der Erstellung der Unterlagen und der Auswahl des richtigen Partners ankommt.
1. Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg
Eine erfolgreiche Ausschreibung beginnt mit einer strukturierten Vorbereitung. Bevor Sie die Reinigungsleistungen ausschreiben, sollten Sie Ihr Objekt genau kennen. Dazu gehören alle Flächen, die gereinigt werden sollen, sowie deren Nutzungsart und Beschaffenheit.
Wichtige Unterlagen sind unter anderem:
Ein vollständiges Raumbuch
mit allen Räumen, Raumgruppen und Flächenangaben
Detaillierte Flächenaufstellungen
inklusive Quadratmeterzahlen
Informationen über Bodenbeläge
z. B. Teppich, PVC, Fliesen, Spezialbeläge
Sonderflächen & Besonderheiten
etwa Produktionsbereiche, Kantinen oder Labore
Je genauer Sie diese Daten zusammenstellen, desto einfacher wird es für alle Anbieter, ein realistisches und vergleichbares Angebot zu erstellen. Außerdem beugt eine gute Vorbereitung späteren Missverständnissen oder Preisnachträgen vor.
2. Einheitliche Unterlagen für faire und vergleichbare Angebote
Ein häufiger Fehler bei Ausschreibungen ist, dass verschiedene Anbieter unterschiedliche Informationen erhalten. Das führt zwangsläufig zu abweichenden Kalkulationen und erschwert die Vergleichbarkeit.
Deshalb gilt:
Alle Anbieter müssen mit dem gleichen Leistungsverzeichnis und dem gleichen Raumbuch arbeiten.
Nur so ist sichergestellt, dass alle auf derselben Basis kalkulieren und die Angebote transparent vergleichbar bleiben. Ein Leistungsverzeichnis sollte dabei präzise beschreiben, welche Leistungen in welchem Umfang zu erbringen sind. Auch die Reinigungsfrequenzen, die Art der Reinigungsmittel und eventuelle Sonderleistungen sollten eindeutig benannt werden.
Bei der stewe Dienstleistungen GmbH setzen wir auf digitale Lösungen und klare Strukturen, um unseren Kunden die größtmögliche Transparenz zu bieten. Unsere Auftraggeber profitieren von einer vollständigen Dokumentation – von der Angebotsphase über die Leistungserbringung bis hin zur Qualitätskontrolle.
3. Das Raumbuch – das Herzstück jeder Ausschreibung
Das Raumbuch ist das zentrale Element einer professionellen Ausschreibung. Es enthält alle relevanten Informationen, die der Dienstleister für seine Kalkulation benötigt.
Ein gutes Raumbuch sollte folgende Angaben enthalten:
Raumgruppe und Nutzung
(z. B. Büro, Flur, Sanitärraum, Küche)
Sonderhinweise
z. B. empfindliche Oberflächen oder Sicherheitsbereiche
Größe in Quadratmetern
Bodenbelag und Wandmaterialien
Reinigungsart und Häufigkeit
Je detaillierter diese Angaben sind, desto genauer lässt sich die Leistung planen und überwachen. Ein unvollständiges oder veraltetes Raumbuch ist eine der häufigsten Ursachen für Unklarheiten und Reklamationen während der Laufzeit eines Reinigungsvertrages.
Bei der stewe Gruppe legen wir daher großen Wert darauf, das Raumbuch regelmäßig zu aktualisieren und mit den tatsächlichen Gegebenheiten im Objekt abzugleichen. So stellen wir sicher, dass alle Leistungen exakt dokumentiert und nachvollziehbar sind.
4. Werkvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung – der entscheidende Unterschied
Im Zusammenhang mit Gebäudereinigung tauchen oft die Begriffe Werkvertrag und Arbeitnehmerüberlassung auf. Beide Vertragsformen unterscheiden sich jedoch deutlich in Verantwortung, Haftung und Organisation.
Werkvertrag:
Der Dienstleister – also beispielsweise die stewe Dienstleistungen GmbH – schuldet ein konkretes Ergebnis, nämlich ein gereinigtes Objekt in vereinbarter Qualität. Die Organisation, das Personalmanagement und die Qualitätskontrolle liegen vollständig beim Auftragnehmer. Für den Auftraggeber bedeutet das: eine saubere Leistung, feste Ansprechpartner und ein klar definierter Verantwortungsbereich.
Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit):
Hier werden dem Auftraggeber lediglich Arbeitskräfte zur Verfügung gestellt, die unter seiner Weisung tätig werden. Die Verantwortung für Organisation und Ergebnis liegt beim Auftraggeber selbst. Diese Form bietet Flexibilität bei kurzfristigem Personalbedarf, eignet sich aber weniger für eine dauerhaft strukturierte Gebäudereinigung.
Für langfristige Sauberkeit, klare Verantwortlichkeiten und nachhaltige Qualität empfiehlt sich daher in der Regel der Werkvertrag.
5. Fazit – Mit System und Struktur zur erfolgreichen Ausschreibung
Eine gute Ausschreibung für die Gebäudereinigung ist kein Zufallsprodukt, sondern das Ergebnis sorgfältiger Planung. Mit einem detaillierten Raumbuch, einem einheitlichen Leistungsverzeichnis und dem richtigen Vertragsmodell schaffen Sie die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihrem Reinigungsdienstleister.
Die stewe Dienstleistungen GmbH unterstützt Sie dabei von Anfang an – von der Analyse und Erfassung Ihrer Flächen über die Erstellung eines detaillierten Leistungsverzeichnisses bis hin zur Umsetzung und Qualitätssicherung Ihrer Reinigungsleistungen. Wir erarbeiten Ihre Ausschreibung individuell, angepasst auf Ihre Bedürfnisse.
Denn unser Ziel ist es, unseren Kunden eine langfristige, vertrauensvolle und transparente Zusammenarbeit zu bieten. Qualität, Zuverlässigkeit und persönliche Betreuung stehen dabei immer im Mittelpunkt unserer Unternehmensphilosophie
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Über den Autor
Christian Olfert
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